Systemen
Overzicht systemen
Welke systemen gebruik je waarvoor, en wat hoort uiteindelijk terug in het CRM?
CRM als centrale waarheid
Het CRM is de centrale plek waar klantinformatie, opvolging en dossierafspraken worden vastgelegd.
Kernpunt: Een kanaal is niet hetzelfde als een dossier. Mattermost, Outlook, telefonie en Trengo helpen bij communicatie, maar belangrijke klantinformatie, afspraken en opvolging horen terug in het CRM.
Diagram wordt geladen...
Wanneer gebruik je welk systeem?
| Systeem | Gebruik je voor | Niet gebruiken als vervanging van |
|---|---|---|
| CRM | klantdossier, leadstatus, notities, offertes, taken, reminders | losse herinneringen, privé-notities of mondelinge overdracht |
| Mattermost | snelle interne afstemming en korte vragen aan collega's | dossieropbouw of definitieve afspraken |
| Outlook | formele klantcommunicatie, offertes en bevestigingen | CRM-notitie of taak wanneer opvolging nodig is |
| Trengo & WhatsApp | snelle klantopvolging, documentverzoeken en reminders | formele poliscommunicatie zonder e-mailbevestiging |
| Telefonie | intake, offertebespreking, akkoord, twijfel en urgente situaties | schriftelijke vastlegging in CRM |
| Roboform & portalen | veilig inloggen en offertes/aanvragen verwerken | CRM-status of dossiernotitie |
Praktische regel
Na ieder relevant contactmoment moet duidelijk zijn:
| Vraag | Waar leg je dit vast? |
|---|---|
| Wat is besproken? | CRM-notitie |
| Wat is de status? | CRM-status |
| Wat is de eerstvolgende actie? | CRM-taak, afspraak of reminder |
| Wie moet nog iets doen? | CRM-taak of overdracht |
| Welke documenten of offertes horen erbij? | CRM-dossier en/of juiste portaal |
Screenshotgebruik
Gebruik in deze publieke wiki alleen testdata of geanonimiseerde screenshots. Ruwe CRM-screenshots met klantnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, postcodes of dossiergegevens horen hier niet thuis.